Evaluasi Sistem Manajemen RSWN - RSD K.R.M.T Wongsonegoro Kota Semarang

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Pertanyaan yang paling sering diajukan, dikelompokkan otomatis sesuai bidang Komite Mutu, K3 & Sanitasi, SPI dan SDM. Bidang akun Anda terpilih otomatis; pilih Semua Bidang untuk melihat seluruh FAQ. Bagikan halaman ini kepada pengelola risiko unit agar pertanyaan umum terjawab tanpa menunggu admin. Admin Komite Mutu, Admin Kepala K3 & Sanitasi dan Admin SPI dapat menambahkan FAQ bidangnya.

Bagaimana cara mendapatkan akun Manajemen Risiko?

Buka halaman utama MANAJEMEN RSWN, lalu pilih tab Daftar pada form masuk. Akun baru aktif setelah disetujui admin Komite Mutu. Akun unit kerja (termasuk akun ruangan Instalasi Rawat Inap / Rawat Jalan) dibuatkan oleh Admin Utama dengan password awal yang wajib diganti setelah masuk pertama kali.

Saya lupa password, apa yang harus dilakukan?

Pilih Lupa password? di halaman masuk, isi username dan email akun. Link reset password dikirim ke email akun tersebut (berisi juga password sementara yang tersimpan, bila ada); cukup isi password baru dan ulangi password baru tanpa password lama. Bila tetap kesulitan, pilih Kesulitan login? Hubungi Admin agar Admin Utama / Admin Komite Mutu mengirimkan password sementara (pola unitkerja_RSWN).

Data apa saja yang wajib diisi pada Input Risiko?

Selain uraian risiko, lengkapi Tanggal, Kode Risiko, Penyebab, Akibat, Pengendalian yang Ada, Rencana Pengendalian, Penanggung Jawab, Target Selesai, Indikator dan Efektivitas. Kelengkapan isian ini ditinjau pada tab Evaluasi. Pengisian dapat disimpan sebagai Draft lalu dilanjutkan kemudian.

Bagaimana nilai dan tingkat risiko dihitung?

Pilih Dampak (D) dan Probabilitas (P); nilai dihitung otomatis. Risiko Klinis: Nilai = D × P, tingkat dibaca dari Risk Grading Matrix (Low, Moderate, High, Extreme). Risiko Non Klinis: Nilai = D × P × Bobot, tingkat dari zona D × P (Sangat Rendah sampai Sangat Tinggi). Risiko Klinis High/Extreme dan Non Klinis Tinggi/Sangat Tinggi menjadi Risiko Prioritas. Lihat menu Panduan Penilaian untuk tabel lengkapnya.

Bagaimana mengunggah dokumen Excel atau memakai Koneksi Spreadsheet?

Pada kartu upload, pilih berkas Excel (maks. 5 MB) lalu periksa pratinjau sebelum disetujui. Data yang sudah ada tidak digandakan, dan baris tanpa tanggal tetap masuk dengan keterangan Tanggal belum terisi. Pada Koneksi Spreadsheet, admin menempelkan tautan Google Sheets dan memilih auto-refresh (mati / 1 / 5 / 15 / 30 menit). Koneksi hanya mengisi data yang belum ada; menghapus riwayat tautan tidak menghapus data.

Bagaimana mengisi Pengelolaan Risiko setiap bulan?

Risiko yang disimpan otomatis masuk ke tabel Pengelolaan Risiko unit dan bulannya. Isi kolom Pengendalian Risiko, klik sel tanggal untuk menandai hari pelaksanaan (✓ / ✗), lalu unggah bukti PDF setelah hari terakhir bulan ditandai. Status pengisian per unit dan bulan tampil di bagian bawah halaman.

Kapan pemantauan dianggap terlambat?

Pemantauan yang belum berstatus Selesai setelah melewati batas waktu (Target Waktu Penyelesaian) otomatis berstatus Terlambat. Perbarui status pemantauan dan isi waktu realisasi pengendalian segera setelah tindak lanjut dilakukan.

Bagaimana mencatat insiden pada Pemantauan Insiden RK dan NK?

Insiden Risiko Klinis (RK) dan Non Klinis (NK) dicatat dengan memilih kode risiko terkait, lalu mengisi tanggal & waktu kejadian, Nomor CM (bukan nama pasien), uraian, grading, tindakan segera dan tindakan koreksi. Insiden juga dapat masuk dari upload Excel atau Koneksi Spreadsheet. Tabel 3 Prioritas Utama diurutkan menurut level, nilai dan jumlah insiden.

Bagaimana alur Formulir Supervisi dan hasil tindak lanjutnya?

Supervisor (Admin Utama, admin Komite Mutu atau Komite SPI) mengisi realisasi tiap indikator (Efektif / Sebagian / Tidak Efektif), kesimpulan dan tanda tangan digital, lalu Kirim. Penanggung jawab unit menerima tautan melalui email, mengisi Hasil Tindak Lanjut dan menandatangani tanpa perlu login. Status berubah Draft → Terkirim → Selesai dan supervisor mendapat notifikasi.

Siapa yang mengisi Laporan Tumpahan B3 dan Monitoring Inventaris?

Formulir Laporan Kejadian Tumpahan B3 dapat diisi oleh setiap akun yang login saat terjadi tumpahan (kronologis, penanganan, evaluasi). Sistem Monitoring Kelengkapan Inventaris & Kegiatan (menu VISKAS) diisi akun K3 & Sanitasi untuk APAR / Hydrant / Spill Kit, checklist B3, monitoring kegiatan, Monitoring Gedung dan Monitoring Kantin; hasil inventaris otomatis masuk ke Pengelolaan Risiko unit K3 & Sanitasi di Manajemen Risiko RSWN. Hasil keduanya tampil di tabel, dashboard dan dapat diunduh.

Siapa yang mengisi Laporan Triwulan Pengelola Risiko Unit dan Laporan Triwulan UMR?

Laporan Triwulan Pengelola Risiko Unit (Lampiran 9) diisi akun unit kerja untuk unit / ruangannya; profil, peta risiko, Top 5 risiko, rencana penanganan dan insiden terisi otomatis, pengguna melengkapi permasalahan, rencana tindak lanjut dan penanda tangan. Laporan Triwulan Unit Manajemen Risiko (Lampiran 10) diisi admin untuk seluruh unit dan merangkum hambatan dari setiap Lampiran 9. Keduanya diunduh sebagai PDF.

Bagaimana mengunduh dan membagikan laporan?

Menu Dokumen menyediakan unduhan Excel, Word dan PDF serta tautan pribadi Excel / Google Sheets yang selalu terbarui. Formulir supervisi, tumpahan B3 dan laporan triwulan dapat dibagikan melalui tautan berlaku 30 hari (Email / WhatsApp). Setiap perubahan data tersimpan otomatis sebagai versi pada Arsip Laporan.

Apa bedanya Mode Uji Coba dengan website utama?

Mode Uji Coba memakai data terpisah untuk latihan dan pengujian. Data yang diisi di Mode Uji Coba tidak masuk ke laporan resmi, sehingga aman dipakai untuk pelatihan pengguna baru.

Bagaimana jika menemukan kendala atau butuh pelatihan ulang?

Laporkan melalui formulir Kumpulkan Kendala pada tab Evaluasi: pilih Unit Kerja (dan Ruangan untuk Instalasi Rawat Inap / Rawat Jalan), Kategori = halaman dan Modul = bagian halaman tempat kendala terjadi. Centang Butuh pelatihan ulang untuk memilih bagian halaman yang perlu dilatih, dan tuliskan Saran perbaikan bila ada. Untuk percakapan pribadi dengan Admin Komite, gunakan halaman Pesan.

Siapa yang dapat melihat dan mengubah data saya?

Akun unit kerja hanya dapat mengisi dan mengubah data unit (dan ruangan)-nya sendiri. Admin Komite Mutu, Admin SPI dan Admin Utama dapat melihat dan mengoreksi seluruh data untuk keperluan pembinaan dan pelaporan. Akun Akses Seluruh Halaman dapat membuka dan mengisi seluruh halaman, tetapi hanya mengubah isiannya sendiri dan tidak dapat menghapus data.

Bagaimana mengisi Formulir Laporan Kejadian Tumpahan B3?

Buka Laporan Tumpahan B3 dari halaman utama, isi tanggal & jam, lokasi, jenis bahan, kronologis, penanganan yang dilakukan dan evaluasi, lalu simpan. Lampirkan foto bila ada. Hasil pengisian tampil pada Tabel Hasil Pengisian dan Dashboard, dapat diunduh dan dibagikan melalui tautan berlaku 30 hari. Kendala pengisian ditangani Admin Kepala K3 & Sanitasi.

Bagaimana memantau APAR / Hydrant / Spill Kit dan Checklist B3?

Pada Sistem Monitoring Kelengkapan Inventaris & Kegiatan, pilih menu APAR / Hydrant / Spill Kit atau Checklist B3, isi kondisi setiap sarana per lokasi, lalu simpan. Kondisi bertuliskan tidak / buruk / kotor otomatis masuk Perlu Atensi pada Dashboard Utama agar segera diperbaiki. Kegiatan rutin K3 dicatat pada Monitoring Giat.

Bagaimana Komite SPI menelusuri perubahan data (jejak audit)?

Setiap risiko memiliki Riwayat Perubahan pada Daftar & Profil Risiko yang mencatat siapa dan kapan data diubah. Setiap perubahan laporan juga tersimpan sebagai versi pada Arsip Laporan. Admin SPI dapat membuka seluruh data unit, Formulir Supervisi dan hasil tindak lanjutnya untuk pengawasan internal.

Bagaimana mengganti password akun saya?

Buka halaman Akun & Pengguna (Akun Saya), lalu pada kartu Ganti Password isi password baru dan ulangi password baru — password lama tidak perlu diisi. Password minimal 10 karakter, berisi huruf dan angka. Setelah diganti, password sementara tidak berlaku lagi dan semua perangkat lain otomatis keluar.

Apa itu password sementara dan kapan harus diganti?

Password sementara diberikan Admin saat akun unit kerja dibuat atau di-reset, mengikuti pola unitkerja_RSWN (misalnya Farmasi1_RSWN). Password ini hanya diketahui pemilik akun, Admin Utama dan admin yang berwenang, sehingga segera buat password baru pada kartu Ganti Password setelah berhasil masuk. Jangan membagikan password kepada unit lain.

Mengapa email akun perlu dicatat dan bagaimana jika email salah?

Link reset password hanya dikirim ke email yang tercatat pada akun. Catat email pada kartu Catat email untuk reset password di halaman Akun Saya. Email hanya dapat dicatat sekali; bila salah atau perlu diganti, kirim pesan ke ruang Admin SDM (template Pencatatan Email Akun) agar dibantu melalui Admin Utama.

Mengapa saya otomatis keluar dari akun?

Demi keamanan, sesi otomatis berakhir setelah 2 jam tidak aktif atau 12 jam sejak login. Akun juga keluar dari semua perangkat bila password diganti, tombol Keluar dari semua perangkat ditekan, atau akun dinonaktifkan admin. Silakan masuk kembali dengan username dan password Anda.

Bagaimana jika data profil, unit kerja atau ruangan akun saya tidak sesuai?

Data profil (nama, unit kerja, ruangan, peran) Akun Unit Kerja dikelola admin pada menu Kelola Pengguna dan Akun Unit Kerja. Laporkan melalui Kumpulkan Kendala dengan Kategori Akun & Pengguna (otomatis diteruskan ke Admin SDM) atau kirim pesan ke ruang Admin SDM dengan menyebutkan username dan data yang benar.

Mengapa akun baru saya belum dapat membuka halaman utama?

Akun yang mendaftar sendiri berstatus Menunggu sampai disetujui admin pada menu Kelola Pengguna. Setelah disetujui, akun dapat masuk dan membuka halaman utama. Akun Unit Kerja yang dibuat Admin Utama langsung aktif.

Apa yang dilakukan bila Tautan Pribadi Excel / Google Sheets tersebar?

Tautan pribadi di halaman Dokumen berisi kunci rahasia milik akun Anda. Bila tautan pernah tersebar, buka Akun Saya lalu tekan Buat Tautan Baru pada kartu Tautan Pribadi Excel / Google Sheets. Tautan lama langsung tidak berlaku; perbarui koneksi Excel / Google Sheets dengan tautan baru.

Bagaimana mengajukan pelatihan atau pendampingan penggunaan sistem?

Kirim pesan ke ruang Admin SDM dengan template Permintaan Pelatihan / Pendampingan (topik, jumlah peserta, usulan waktu), atau pilih topik pelatihan ulang pada formulir Kumpulkan Kendala. Jadwal pelatihan akan dikabarkan melalui ruang pesan tersebut.

Apa bedanya SIM-Risiko dengan Lembar Kerja Manajemen Risiko RSWN?

Keduanya memakai data yang sama. SIM-Risiko mengatur alur tiga lini: Lini 1 (unit kerja) mengisi konteks, RCA dan menanggapi temuan; Lini 2 (UMR / Komite Mutu) memvalidasi, mengeskalasi dan mereviu laporan; Lini 3 (SPI) mengawasi dan memverifikasi temuan. Lembar Kerja Manajemen Risiko RSWN dipakai untuk Input Risiko, Pengelolaan, Pemantauan & Pengendalian, insiden dan dokumen. Risiko yang diisi di Input Risiko langsung tampil di Register SIM-Risiko.

Mengapa risiko saya dikembalikan untuk revisi di SIM-Risiko?

UMR (Lini 2) memeriksa 6 butir daftar periksa sebelum memvalidasi. Bila belum sesuai, risiko dikembalikan untuk revisi dengan catatan. Perbaiki isian di Input Risiko sesuai catatan, lalu ajukan kembali; statusnya tampil di menu Validasi & Reviu dan Dashboard Pemantauan.

Bagaimana data Dashboard Mutu RSWN (INM Unit, INM RS, IMPRS) diperbarui?

Admin Utama, admin Komite Mutu dan admin Komite SPI membuka Upload & Koneksi Data, mengunggah Excel atau menghubungkan link spreadsheet, memeriksa pratinjau lalu menekan Data Masuk. Bila data ternyata salah input, gunakan Tarik data pada Riwayat data masuk. Akun unit kerja melihat INM unitnya sendiri.

Mengapa Dashboard IKP saya hanya menampilkan unit sendiri?

Akun unit kerja membuka Dashboard IKP Unit yang hanya berisi insiden unit / ruangannya, termasuk pada dokumen PDF / Excel dan tautan bagikan. Komite Mutu, Komite SPI dan Admin Utama membuka Dashboard IKP RSWN untuk seluruh unit. Data IKP diambil dari Pemantauan Insiden RK & NK.

Siapa yang dapat membuka dan mengisi VISKAS?

VISKAS (Visit K3 & Sanitasi) dibuka oleh akun K3 & Sanitasi (termasuk akun khusus VISKAS), Kepala K3 & Sanitasi, Kepala Sanitasi, Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman. Seluruhnya dapat mengisi formulir dan menambah komponen tambahan bila tidak ada pada pilihan; ubah data tersimpan (termasuk komponen ceklis) oleh Kepala K3 & Sanitasi, Kepala Sanitasi dan Admin Utama, sedangkan hapus data serta Upload Excel / Link Spreadsheet oleh Kepala K3 & Sanitasi dan Admin Utama. Akun Akses Seluruh Halaman hanya mengubah isiannya sendiri dan tidak menghapus. Logbook Tim IPAL RSWN diisi masing-masing akun Tim IPAL.

Bagaimana mengisi Monitoring Debit Air Limbah atau Sanitasi Unit saat tidak ada sinyal?

Isi formulir seperti biasa lalu tekan Simpan atau Simpan Draft. Isian disimpan sementara di perangkat dan otomatis terkirim saat koneksi kembali. Draft dapat dilanjutkan dari tab Tabel Hasil Pengisian; hanya data final (Simpan) yang dihitung pada dashboard dan dokumen.

Bagaimana membuka Dashboard SDM?

Setelah masuk, akun unit kerja dan Admin Utama memilih Akses 2 · Dashboard SDM lalu membuka RSWN SDM – Perencanaan Kebutuhan Tenaga (tab baru). Akun Komite Mutu dan Komite SPI hanya memiliki Akses 1. Kendala pada Dashboard SDM dilaporkan ke Admin SDM melalui Kumpulkan Kendala.

Bagaimana notifikasi dikirim ke WhatsApp dan email?

Setiap notifikasi (peringatan otomatis, pesan masuk, formulir dan permintaan persetujuan) tampil di daftar lonceng & layar utama perangkat, serta dikirim ke WhatsApp dan email akun walaupun Anda tidak sedang membuka website. Catat nomor WhatsApp pada panel lonceng notifikasi (cth. 081234567890) lalu tekan Tes kirim WhatsApp & email untuk memastikan pesan sampai. Email dapat masuk ke folder Spam / Promosi; tandai “Bukan spam”. Admin Utama menerima salinan seluruh notifikasi.

Bagaimana menyetujui permintaan langsung dari notifikasi?

Notifikasi yang memerlukan keputusan (cth. pendaftaran akun baru, lupa password, ajukan peran SIM-Risiko, risiko diajukan ke UMR, tanggapan temuan SPI) memuat tautan pribadi. Tautan membuka website tanpa login ulang untuk akun penerima dan menampilkan rincian data beserta tombol Setujui / Tolak (atau Validasi / Kembalikan, Memadai / Belum memadai). Hak akses sama dengan halaman asalnya, dan setiap keputusan hanya dapat dijalankan satu kali. Tautan notifikasi berlaku 72 jam (persetujuan 7 hari) dan paling banyak dibuka 10 kali.

Kapan peringatan insiden berulang dikirim?

Pada Pemantauan Insiden RK & NK, insiden risiko yang sama (Tipe + Unit Kerja + Risiko) bertingkat Extreme / High (Klinis) atau Sangat Tinggi / Tinggi (Non Klinis) yang tercatat ≥ 2 kali dalam satu minggu atau ≥ 3 kali dalam satu bulan dan meningkat dibanding periode sebelumnya otomatis diperingatkan ke unit kerja pemilik risiko dan Komite Mutu (lonceng, layar utama, WhatsApp & email). Unit pemilik risiko segera menyampaikan tindak lanjut melalui Pemantauan Insiden; tindak lanjut diteruskan ke Komite Mutu. Insiden terkait K3 / Sanitasi / Limbah / B3 juga diberitahukan ke akun K3 & Sanitasi. Peringatan lain: Target Waktu pengendalian tinggal 14 hari, jadwal penilaian residual dan probabilitas risiko meningkat.

Bagaimana mengisi Logbook Tim IPAL RSWN?

Buka Monitoring IPAL › Logbook Tim IPAL RSWN dengan akun Tim IPAL masing-masing. Isi waktu awal – akhir, kegiatan dan foto kegiatan, lalu simpan; untuk kegiatan berikutnya waktu awal otomatis melanjutkan waktu akhir sebelumnya. Logbook wajib lengkap pukul 06.30 – 13.30 WIB: pengingat otomatis dikirim pukul 06.30, 07.45 (bila belum mengisi) dan 13.30 WIB (bila belum lengkap); Kepala K3 & Sanitasi menerima daftar anggota yang belum lengkap dan dapat langsung Beri Peringatan. Formulir Logbook PDF berkop surat dapat diunduh dan dibagikan; isian tanpa sinyal terkirim otomatis saat koneksi kembali.

Bagaimana mengisi Monitoring Gedung dan Monitoring Kantin?

Keduanya berada di Sistem Monitoring Kelengkapan Inventaris & Kegiatan. Monitoring Gedung dinilai satu kali setiap bulan untuk setiap lokasi gedung & lantai (komponen YA / TIDAK, foto bukti, catatan). Monitoring Kantin diisi per pemeriksaan: pilih atau ketik nama kantin (kantin baru otomatis menjadi pilihan), jawab keterangan Ya / Tidak, lampirkan foto bukti. Bulan, tahun & tanggal otomatis terisi hari ini. Hasil tampil di Tabel Hasil Pengisian & Dashboard, dan dokumen PDF / Excel berkop surat memuat kolom Mengetahui Kepala K3 & Sanitasi.

Notifikasi apa saja yang diterima akun K3 & Sanitasi?

Notifikasi halaman VISKAS hanya dikirim ke akun K3 & Sanitasi (termasuk Kepala K3 & Sanitasi dan akun khusus VISKAS) dan Admin Utama: laporan Tumpahan B3 baru, probabilitas tumpahan di tempat yang sama meningkat, APAR mendekati / melewati tanggal kedaluwarsa, serta pengingat Logbook Tim IPAL. Peringatan insiden berulang yang terkait K3 & Sanitasi dari unit mana pun juga diterima. Semua notifikasi dikirim ke lonceng, layar utama perangkat, WhatsApp dan email.

Apa itu Monitoring Giat Pengawasan?

Halaman pencatatan kegiatan pengawasan rumah sakit untuk Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman (tampil pada Halaman Utama setelah login). Isi Tanggal Pengawasan, Nama Pengawas, Bidang (pilih atau ketik; bidang baru otomatis menjadi pilihan), Detail & Bukti Pengawasan (foto / file / link) dan Status (Selesai / Proses / Belum). Setelah tersimpan, tekan Ubah / Tindak Lanjut pada Tabel Hasil Pengisian untuk mengisi Tanggal, Detail & Bukti Tindak Lanjut dan mengubah status menjadi Selesai. Formulir berkop surat tersedia dalam PDF / Excel dan dapat dibagikan melalui Email / WhatsApp. Akun Akses Seluruh Halaman hanya mengubah isiannya sendiri dan tidak menghapus.

Kontak Admin

💬 Buka Halaman Pesan

Kontak Admin terdiri dari Admin SPI, Admin Komite Mutu, Admin SDM dan Admin Kepala K3 & Sanitasi. Kendala yang dikirim melalui formulir Kumpulkan Kendala otomatis diteruskan ke admin bidang sesuai halaman tempat kendala terjadi. Setiap pesan yang masuk langsung dibalas otomatis sebagai tanda pesan telah diterima, lalu dijawab oleh admin yang dituju. Setiap admin memiliki ruang pesan sendiri (1 ruang per admin): tekan Kirim Pesan pada kartu admin sesuai bidang kendala untuk membuka ruang pesan admin tersebut (pribadi untuk akun Anda, dengan template kendala sesuai bidang, foto dan lampiran dokumen). Kendala yang perlu dipantau tetap dapat dikirim melalui formulir Kumpulkan Kendala.

Memuat...

Aturan Perlindungan Data

10 aturan utama yang berlaku bagi seluruh pengguna sistem Manajemen Risiko RSWN.

Akun bersifat pribadi. Jangan meminjamkan username dan password; ganti password segera bila diduga diketahui orang lain.
Gunakan password yang kuat. Minimal 10 karakter berisi huruf dan angka, tidak memuat username atau kata umum. Password awal akun unit kerja wajib diganti setelah masuk pertama kali.
Minimalkan data pasien. Tuliskan identitas pasien hanya sebatas yang diperlukan (cth. Nomor CM); jangan menuliskan nama lengkap, alamat atau diagnosis pada uraian risiko, insiden, kendala maupun pesan.
Akses sesuai peran. Akun unit kerja hanya mengelola data unit / ruangannya; admin Komite Mutu, admin Komite SPI dan Admin Utama mengakses seluruh data hanya untuk pembinaan, pengawasan dan pelaporan.
Gunakan untuk keperluan dinas. Data risiko, insiden dan laporan hanya digunakan untuk peningkatan mutu dan keselamatan pasien RSWN, tidak untuk disebarkan ke media sosial atau pihak luar.
Foto dan lampiran secukupnya. Unggah foto / dokumen yang relevan saja; hindari foto yang memperlihatkan wajah, gelang identitas atau rekam medis pasien.
Tautan bagikan, notifikasi dan unduhan. Tautan bagikan dokumen berlaku 30 hari; bagikan hanya kepada pihak yang berwenang dan hapus berkas unduhan dari perangkat umum. Tautan pada notifikasi WhatsApp / email membuka akun Anda tanpa login ulang, sehingga jangan diteruskan kepada orang lain.
Tautan pribadi Excel / Google Sheets dan Koneksi Spreadsheet bersifat rahasia. Jangan meneruskan tautan tersebut; buat ulang kunci tautan pada halaman Akun bila diduga tersebar, dan atur berbagi Google Sheets hanya untuk pihak yang berwenang.
Keluar setelah selesai. Selalu tekan Keluar pada komputer bersama. Sesi berakhir otomatis setelah 2 jam tidak digunakan dan paling lama 12 jam.
Laporkan insiden data. Dugaan kebocoran data atau akses tidak sah segera dilaporkan kepada Admin Utama / Admin Komite Mutu melalui halaman Pesan atau Kontak Admin.

Panduan Penggunaan Website

Alur (flowchart) pengisian dan hasil pengisian, mekanisme tiap halaman, cara membaca data, keamanan, manfaat dan penyebaran website. Keterangan bagan: Mulai / Selesai Langkah Keputusan / Persetujuan

1. Mekanisme Pengisian 2. Mekanisme Hasil Pengisian 3. Mekanisme Tiap Halaman 4. Mekanisme Pengisian Formulir 5. Cara Membaca Data 6. Penyimpanan & Keamanan 7. Manfaat Website 8. Mekanisme Penyebaran

Panduan sesuai bidang: mekanisme tiap halaman (bagian 3) dan formulir (bagian 4) dikelompokkan otomatis menurut bidang Komite Mutu, K3 & Sanitasi, SPI dan SDM; bidang akun Anda terpilih otomatis.

1. Flowchart Mekanisme Pengisian Website

Alur umum dari membuka website sampai data tersimpan.

Buka website MANAJEMEN RSWN

Sudah punya akun?Belum: Daftar / minta akun unit ke Admin Utama

Disetujui admin?Akun baru aktif setelah disetujui

Masuk (username & password)Ganti password awal

Pilih layananAkses 1: SIM-Risiko, Manajemen Risiko & Dashboard Mutu · Akses 2: Dashboard SDM · VISKAS · Evaluasi

Isi formulir / bagian halamanIsian wajib bertanda, dapat disimpan Draft

Data valid & lengkap?Tidak: perbaiki isian yang ditandai

Simpan / Kirim

Data tersimpan di database

Alur latihan untuk pengguna baru:

Mode Uji Coba

Latihan isi data contoh

Kendala? laporkan di Evaluasi

Mulai isi di website utama

2. Flowchart Mekanisme Hasil Pengisian

Apa yang terjadi pada data setelah disimpan.

Data tersimpan

Perhitungan otomatisNilai, tingkat risiko, kode risiko, status

Tampil di Daftar & Profil / Tabel Hasil

Masuk Pengelolaan & Pemantauanper unit dan bulan

Dashboard & grafik terbarui

Lewat batas waktu?Ya: status Terlambat

Laporan Triwulan Unit & UMR

Unduh Excel / Word / PDF, Bagikan

Arsip Laporan otomatis

Tinjauan Evaluasi

Kelengkapan data & kecepatan tindak lanjut

Di bawah ambang?Kelengkapan < 70%, terlambat ≥ 30%, tepat waktu < 60%

Rekomendasi pelatihan ulang

Pendampingan oleh Komite

3. Mekanisme Tiap Halaman Bagian

Buka setiap halaman untuk melihat alur kerjanya.

Halaman Utama & Masuk

Buka /login/

Masuk / Daftar / Lupa password

Akun aktif?

Halaman Utama: pilih layanan

Keluar setelah selesai

Halaman Utama - Pilihan Akses 1, Akses 2 & VISKAS

Masuk satu kali

Unit kerja sudah dikonfirmasi?Belum: pilih unit kerja / instalasi

Pilih aksesAkses 1 / Akses 2

Akses 1: SIM Manajemen Risiko RSWN & Dashboard Mutu

Akses 2: Dashboard SDM

Buka layanan

Akun unit kerja memilih Akses 1 atau Akses 2; Komite Mutu dan Komite SPI hanya Akses 1; Admin Utama dapat membuka keduanya. Menu VISKAS tampil untuk akun K3 & Sanitasi, Kepala K3 & Sanitasi, akun khusus VISKAS, Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman. Monitoring Giat Pengawasan tampil untuk Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman. Evaluasi Sistem dan lonceng Notifikasi tampil untuk semua akun.

SIM-Risiko - Alur Tiga Lini

Buka Sistem Informasi Manajemen Risiko

Peran otomatis sesuai akunUnit kerja = Lini 1, Komite Mutu = Lini 2 (UMR), Komite SPI = Lini 3

Perlu peran lain?Ubah peran → disetujui Admin Utama / SPI

Menu sesuai lini

Lanjut ke Lembar Kerja Manajemen Risiko RSWNdata yang sama dengan Input Risiko

Menu SIM-Risiko: Ringkasan (Dashboard Pemantauan), Validasi & Reviu, Proses manajemen risiko (Konteks unit, Register risiko, RCA, RTP, Implementasi RTP, Peristiwa & insiden), Pelaporan (Laporan triwulan, Temuan SPI), Pengawasan (Pengawasan SPI, Jejak audit), Bantuan (Panduan pengisian, Pengaturan).

SIM-Risiko - Lini 1 (Pemilik & Pengelola Risiko Unit)

Isi Konteks unit (Lamp. 1)

Ajukan risiko di Register (Lamp. 2-4)diisi melalui Input Risiko

Analisis akar masalah (Lamp. 6)

RTP (Lamp. 5) & Implementasi RTP (Lamp. 7)

Catat Peristiwa & insiden (Lamp. 8)

Dikembalikan UMR?Ya: revisi lalu ajukan ulang

Laporan triwulan unit (Lamp. 9)

Tanggapi Temuan SPI untuk unit

SIM-Risiko - Lini 2 (Unit Manajemen Risiko / Komite Mutu)

Validasi & Reviu

1. Risiko menunggu validasi6 butir daftar periksa: Validasi / Kembalikan

2. Eskalasi risiko Sangat Tinggi (Merah)nota dinas & arahan Direktur

3. Reviu laporan unitDiterima / Perlu perbaikan

Laporan konsolidasi UMR (Lamp. 10)

SIM-Risiko - Lini 3 (Satuan Pengawasan Internal)

Pengawasan SPIpenerapan per unit

Catat temuan / Jadikan temuan dari Register

Unit menanggapi temuan

Verifikasi: memadai?Belum: tindak lanjut ulang

Temuan ditutup

Jejak audit & persetujuan peran

Manajemen Risiko - Dashboard

Pilih Tahun Dashboard

Baca kartu ringkasan

Tren bulanan & perbandingan Inherent / Residual

Heatmap & grafik per kategori / unit

Tindak lanjuti risiko nilai tertinggi & mendekati target

Manajemen Risiko - Input Risiko

A. IdentitasUnit, Ruangan, Kode & Tanggal otomatis

B. Profil RisikoSasaran, Program, Kegiatan, Tipe, Kategori, Risiko, Penyebab

C. Penilaian D & PNilai otomatis

D. Pengendalian yang Ada

E. Residu 1 & 2

F. Target & Monitoring

Simpan Draft / Simpan Risiko

Masuk Daftar, Pengelolaan & Pemantauan

Upload Excel / Koneksi Spreadsheet:

Pilih berkas / tempel tautan Sheets

Pratinjau data

Setujui tiap data baru?Data lama tidak digandakan

Data masuk; tanggal kosong ditandai

Manajemen Risiko - Panduan Penilaian

Tentukan Tipe Risiko

Pilih Dampak (1-5)

Pilih Probabilitas (1-5)

Nilai = D × P (Non Klinis × Bobot)

Baca tingkat pada matriks

Manajemen Risiko - Daftar & Profil Risiko

Filter unit / tingkat / kata kunci

Buka profil risiko

Lihat analisis, matriks, pengendalian, residu, pemantauan, riwayat

Perlu koreksi?Edit (sesuai hak akses)

Arsipkan bila tidak relevan

Manajemen Risiko - Selera Risiko

Dibuka oleh: Admin Utama, admin Komite Mutu dan admin Komite SPI

Buka Selera Risikopilih tahun

Risiko Aktif tersaring otomatisbukan Draft / Arsip

Inherent Extreme / High (Klinis) atau Sangat Tinggi / Tinggi (Non Klinis) dan nilai > 9?

Masuk daftar Selera Risiko RSWN

Lihat / Unduh PDF, bagikan WhatsApp / Email

Manajemen Risiko - Pengelolaan Risiko

Pilih unit & bulan

Isi Pengendalian Risiko

Tandai hari pelaksanaan ✓ / ✗

Hari terakhir bulan ditandai?

Unggah bukti PDF

Status pengisian Lengkap

Manajemen Risiko - Pemantauan & Pengendalian Risiko

A. Rencana Penanganan (otomatis)

B. Tabel Pemantauan: isi Aksi, Output, Realisasi, Status

Lewat batas & belum Selesai?Ya: Terlambat

C. Isi Yang Belum Tertangani & Usulan Perbaikan

Status Selesai

Manajemen Risiko - Pemantauan Insiden RK & NK

Pilih kode risiko

Isi tanggal, Nomor CM, uraian, grading

Tindakan segera & koreksi

Rekap per unit & 3 Prioritas Utama

Lengkapi insiden tanpa tanggal

Manajemen Risiko - Master Data & Dokumen

Admin kelola Kategori & Tipe Risiko

Pilihan muncul pada Input Risiko

Dokumen

Unduh Excel / Word / PDF / CSV

Tautan pribadi Excel / Google Sheets

Arsip Laporan per versi

Dashboard Mutu RSWN - INM Unit, INM RS & IMPRS

Pilih tab INM Unit / INM RS / IMPRS

Pilih tahun, triwulan & unit

Kartu indikator, tertinggi & terendah

Grafik & rekap bulanan, perbandingan triwulan / tahunan

Rincian indikator & gap terhadap standar

Dokumen LaporanLihat / Unduh PDF, Excel, Bagikan

Pembaruan data (Admin Utama, admin Komite Mutu, admin Komite SPI):

Upload & Koneksi DataExcel / link spreadsheet

Pratinjau

Konfirmasi Data Masuk?Batal: data tidak berubah

Data tersimpan per tahun

Riwayat data masukTarik data bila salah input

Dashboard Mutu RSWN - Dashboard IKP

Tab Insiden Keselamatan Pasien

Akun Komite / Admin Utama?Ya: Dashboard IKP RSWN; Tidak: Dashboard IKP Unit

Filter tahun, triwulan, bulan, unit kerja

Ringkasan RK, NK, KNC, KTD, KTC, Sentinel

Tren bulanan, jenis, grading, tipe insiden

Rekomendasi & Tabel Detail Insiden

Dokumen Laporan IKPLihat / Unduh PDF berkop, Excel, Bagikan Email / WhatsApp

Data IKP diambil otomatis dari Pemantauan Insiden RK & NK; akun unit hanya melihat insiden unit / ruangannya.

VISKAS - Menu VISKAS (Visit K3 & Sanitasi)

Masuk akun K3 & Sanitasi / Kepala K3 / Admin Utama

Buka Menu VISKAS

Pilih layananInventaris (Gedung & Kantin), Tumpahan B3, Monitoring IPAL, Sanitasi Unit

Isi formulir, tabel hasil, dashboard

Dokumen PDF berkop & Excel

Pengisian VISKAS oleh akun K3 & Sanitasi (termasuk akun khusus VISKAS), Kepala K3 & Sanitasi, Kepala Sanitasi, Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman. Ubah data tersimpan (termasuk komponen ceklis) oleh Kepala K3 & Sanitasi, Kepala Sanitasi dan Admin Utama; hapus data hanya oleh Kepala K3 & Sanitasi dan Admin Utama. Akun Akses Seluruh Halaman hanya mengubah isiannya sendiri. Menu Monitoring IPAL menggabungkan Monitoring Harian Debit Air Limbah dan Logbook Tim IPAL RSWN.

VISKAS - Monitoring Harian Debit Air Limbah

Tab Formulir Pengisian

Isi INLET & M³, SBR & M³, BIOFILTER & M³

Hasil proses, warna air, kekeruhan, kondisi ikan, S.V.30

Simpan Draft / Simpan?Draft dapat dilanjutkan di tab Tabel

Tabel Hasil Pengisian & Dashboard

Unduh PDF / Excel, bagikan

VISKAS - Monitoring Sanitasi Unit (Instalasi Gizi & Ruang Rawat Inap)

Buka Monitoring Sanitasi Unit

Pilih unitInstalasi Gizi / Ruang Rawat Inap

Isi formulir pemeriksaankomponen tetap; komponen tambahan bila tidak ada pada pilihan

Simpan Draft / Simpantetap dapat diisi tanpa sinyal

Tabel hasil & dashboard

PDF (kop surat), Excel & link spreadsheet

VISKAS - Upload Excel / Link Spreadsheet & Pengisian Tanpa Sinyal

Tab Upload Excel / Link SpreadsheetKepala K3 & Admin Utama

Pilih berkas / tempel link

Pratinjau tiap baris

Centang data yang dimasukkan

Data masuk tabel & dashboard

Tanpa sinyal: isian disimpan sementara di perangkat dan otomatis terkirim saat koneksi kembali; data yang gagal terkirim ditandai pada tabel.

VISKAS - Monitoring IPAL: Logbook Tim IPAL RSWN

Masuk akun Tim IPAL

Pengisian Logbookwaktu awal - akhir, kegiatan, foto

Simpantanpa sinyal: terkirim otomatis

Lengkap 06.30 - 13.30 WIB?pengingat 06.30, 07.45 & 13.30 WIB

Tabel Hasil Logbook & Dashboard Kelengkapan

Formulir Logbook PDF berkop, bagikan

Kelengkapan ≥ 90% = hijau. Pukul 13.30 WIB Kepala K3 & Sanitasi menerima daftar anggota Tim IPAL yang belum lengkap; tab Status Tim IPAL menyediakan tombol Beri Peringatan. Kepala K3 & Sanitasi, Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman melihat seluruh logbook.

Monitoring Inventaris - Monitoring Gedung & Monitoring Kantin

Buka Sistem Monitoring Inventaris & Kegiatan

Pilih Monitoring Gedung / Kantin?

Gedung: 1 penilaian per bulan per gedung & lantaikomponen YA / TIDAK, foto, catatan

Kantin: pilih / ketik nama kantinketerangan Ya / Tidak, foto

Tabel Hasil Pengisian & Dashboard

PDF / Excel berkop, Mengetahui Kepala K3 & Sanitasi

Monitoring Giat Pengawasan

Masuk Admin Utama / akun Akses Seluruh Halaman

Pengisian Pengawasantanggal, pengawas, bidang, detail, bukti, status

Simpan

Ubah / Tindak Lanjuttanggal, detail & bukti tindak lanjut

Tindak lanjut tuntas?status menjadi Selesai

Tabel Hasil Pengisian per Bidang, Pengawas & Status

Formulir berkop: PDF / Excel, bagikan Email / WhatsApp

Bidang baru yang diketik otomatis menjadi pilihan. Tabel & dokumen mengikuti filter Tahun, Bulan, Bidang dan Status. Akun Akses Seluruh Halaman hanya mengubah isiannya sendiri dan tidak menghapus.

Notifikasi & Persetujuan dari WhatsApp / Email

Peristiwa terjadipendaftaran, lupa password, risiko diajukan, temuan SPI, insiden berulang, kendala, dll.

Notifikasi ke lonceng, layar utama, WhatsApp & email

Buka tautan pribaditanpa login ulang

Perlu keputusan?Setujui / Tolak, Validasi / Kembalikan

Keputusan dijalankan satu kali

Pemohon menerima hasil keputusan

Nomor WhatsApp dicatat dan diuji pada panel lonceng Notifikasi. Tautan berlaku 72 jam (persetujuan 7 hari), paling banyak dibuka 10 kali, dengan hak akses yang sama seperti halaman asalnya. Admin Utama menerima salinan seluruh notifikasi.

Dashboard SDM (Akses 2)

Masuk MANAJEMEN RSWN

Akun unit kerja / Admin Utama?Komite Mutu & SPI hanya Akses 1

Pilih Akses 2 · Dashboard SDM

Buka RSWN SDM - Perencanaan Kebutuhan Tenagatab baru, login yang sama

Baca data kebutuhan tenaga

Kendala: laporkan ke Admin SDM

Tanpa sesi login, tautan Dashboard SDM otomatis diarahkan ke halaman Masuk terlebih dahulu.

Akun & Pengguna

Buka halaman Akun

Profil & Ganti Password

Catat email & nomor WhatsAppuntuk reset password & notifikasi

Admin: setujui akun, kelola pengguna, akun unit

Atur akses Mode Uji Coba

Evaluasi Sistem & Pesan

Baca FAQ, Panduan & Aturan

Ada kendala?

Kumpulkan Kendala / Kirim Pesan

Admin menanggapiBaru → Diproses → Selesai

Tinjauan Evaluasi & pelatihan ulang

Mode Uji Coba

Masuk /trial/

Isi data latihan / data contoh

Coba Input, Pemantauan & Insiden

Data tidak masuk laporan resmi

4. Mekanisme Pengisian Formulir

Siapa pengisi dan alur tiap formulir.

Formulir Supervisi Manajemen Risiko

Pengisi: Supervisor / Auditor (Admin Utama, admin Komite Mutu, admin Komite SPI) · Tindak lanjut: Penanggung Jawab Unit (tanpa login, melalui tautan email)

Pilih unit, tanggal, PJ unit & email

Nilai indikator 6 komponen ISO 31000Efektif / Sebagian / Tidak Efektif

Kesimpulan Umum & tanda tangan digital

Kirim?Draft dapat diubah

Email tautan ke PJ UnitStatus Terkirim

PJ isi Hasil Tindak Lanjut & tanda tangan

Notifikasi Masuk ke supervisor

Status Selesai, unduh PDF / Excel / Word

Formulir SIM-Risiko (Konteks, RCA, Validasi, Temuan)

Pengisi: Lini 1 (Konteks, RCA, tanggapan temuan) · Lini 2 UMR (validasi, eskalasi, reviu, Lamp. 10) · Lini 3 SPI (temuan & verifikasi)

Pilih menu sesuai lini

Isi formulir di dialogKonteks / RCA / Validasi / Eskalasi / Reviu / Temuan

Simpan

Butuh tindak lanjut lini lain?Lini 1 → Lini 2 → Lini 3

Tercatat di Jejak audit

Upload Data Dashboard Mutu (INM Unit, INM RS, IMPRS)

Pengisi: Admin Utama, admin Komite Mutu, admin Komite SPI · Pembaca: akun unit untuk unitnya, Komite untuk seluruh unit

Pilih bagian & tahun

Upload Excel / link spreadsheet

Pratinjau

Data Masuk / Batal

Dashboard & dokumen terbarui

Tarik data bila salah

Formulir VISKAS - Monitoring Harian Debit Air Limbah

Pengisi: akun K3 & Sanitasi, Kepala K3 & Sanitasi, Admin Utama · Ubah / hapus: Kepala K3 & Sanitasi, Admin Utama

Tanggal pemeriksaan

Debit & parameter tiap titikINLET & M³, SBR & M³, BIOFILTER & M³

Kondisi air & ikan, S.V.30

Lengkap?Belum: Simpan Draft

Simpan

Dashboard, PDF & Excel

Formulir VISKAS - Monitoring Sanitasi Instalasi Gizi

Pengisi: akun K3 & Sanitasi, Kepala K3 & Sanitasi, Admin Utama

Pilih bulan & minggu (1-4)

Komponen A-FYA / TIDAK

Catatan

Simpan Draft / Simpan

Dokumen dengan kolom Mengetahui Kepala Instalasi Gizi

Formulir VISKAS - Monitoring Sanitasi Ruang Rawat Inap

Pengisi: akun K3 & Sanitasi, Kepala K3 & Sanitasi, Admin Utama

Pilih ruang rawat inap & tanggal

30 item pemeriksaan (6 komponen)MS / TMS / NA

+ Temuantindak lanjut & PIC

Simpan Draft / Simpan

Rekapitulasi, dashboard, PDF & Excel

Formulir Laporan Kejadian Tumpahan B3

Pengisi: setiap akun yang login (petugas / pelapor kejadian) · Ubah / hapus: pembuat dan admin

Kejadian tumpahan B3

1. KronologisTanggal, tempat, bahan, kemasan, jumlah, uraian, kontaminasi

2. PenangananPetugas, waktu mulai-selesai, pihak dihubungi

3. EvaluasiPelapor & tanggal laporan

Simpan

Tabel Hasil Pengisian & Dashboard bulanan

Unduh PDF / Bagikan ke Kepala Ruang, Farmasi, K3

Sistem Monitoring Kelengkapan Inventaris & Kegiatan

Pengisi: akun K3 & Sanitasi (menu VISKAS), Kepala K3 & Sanitasi dan Admin Utama

Pilih tab

1. APAR / Hydrant / Spill KitLokasi gedung, lantai, kondisi

2. Checklist B3Kemasan, jumlah, foto

3. Monitoring GiatPengecekan, rapat, pengawasan, pendampingan, RAB

Simpan (foto tersalin ke Google Drive)

4. Formulir Hasil Pengisian per bulan & gedung

Dashboard & unduh Excel

Formulir Monitoring Gedung

Pengisi: akun K3 & Sanitasi · Mengetahui: Kepala K3 & Sanitasi

Pilih gedung, lantai & tanggal pemeriksaan

Nilai komponen YA / TIDAK

Foto bukti & catatan

Simpan1 penilaian per bulan per lokasi

Tabel Hasil Pengisian & Dashboard

PDF / Excel berkop surat

Formulir Monitoring Kantin

Pengisi: akun K3 & Sanitasi · Mengetahui: Kepala K3 & Sanitasi

Pilih / ketik nama kantin

Keterangan Ya / Tidaktermasuk temuan APD tidak lengkap

Foto bukti & catatan

Simpan

Tabel Hasil Pengisian & Dashboard

PDF / Excel berkop surat

Formulir Logbook Tim IPAL RSWN

Pengisi: akun Tim IPAL masing-masing · Mengetahui: Kepala K3 & Sanitasi RSWN

Isi waktu awal - akhir & kegiatan

Foto kegiatan

Simpanulangi untuk kegiatan berikutnya

Logbook per bulan & tanggal

PDF berkop & tautan bagikan

Formulir Monitoring Giat Pengawasan

Pengisi: Admin Utama dan akun Akses Seluruh Halaman

Pengisian Pengawasan

Simpanstatus Selesai / Proses / Belum

Ubah / Tindak Lanjut

Status menjadi Selesai

Formulir berkop: PDF A4 / Excel, bagikan

Formulir Laporan Triwulan Pengelola Risiko Unit (Lampiran 9)

Pengisi: akun unit kerja / ruangan (Kepala Unit & Pengelola Risiko); admin dapat mengisi untuk unit mana pun

Pilih tahun & triwulan

Data terisi otomatisProfil & peta risiko, Top 5, RPR, insiden

Lengkapi Permasalahan / Hambatan & Rencana Tindak Lanjut

Isi nama & NIP/NIK penanda tangan

Simpan (1 dokumen per unit per triwulan)

Unduh PDF, tanda tangan basah, bagikan

Formulir Laporan Triwulan Unit Manajemen Risiko (Lampiran 10)

Pengisi: admin (Ketua Komite Mutu / Ketua UMR)

Pilih tahun & triwulan

Rekap otomatis seluruh unit

Hambatan & tindak lanjut dari setiap Lampiran 9

Lengkapi analisis & penanda tangan

Simpan

Unduh PDF untuk pimpinan rumah sakit

5. Cara Mengartikan / Membaca Data Tiap Halaman

Warna tingkat risiko Klinis: Extreme High Moderate Low
Warna tingkat risiko Non Klinis: Sangat Tinggi (≥15) Tinggi (10-14) Sedang (5-9) Rendah (3-4) Sangat Rendah (1-2)

Halaman / Bagian	Data yang ditampilkan	Cara membaca
Dashboard	Kartu ringkasan, tren bulanan, Inherent vs Residual, heatmap	Angka besar = jumlah risiko / insiden pada tahun terpilih. Garis tren naik berarti risiko / insiden bertambah. Batang Residual lebih rendah dari Inherent menandakan pengendalian efektif. Sel heatmap merah = risiko tinggi yang perlu prioritas.
Input Risiko & Panduan Penilaian	Nilai dan tingkat risiko	Nilai makin besar makin berisiko. Baca warnanya dengan legenda di atas. Risiko Klinis High/Extreme dan Non Klinis Tinggi/Sangat Tinggi adalah Risiko Prioritas.
Daftar & Profil Risiko	Daftar risiko, label tanggal, riwayat	Label merah Tanggal belum terisi berarti risiko belum masuk ke bulan mana pun. Bandingkan tingkat Inherent, Residual 1 dan 2 untuk menilai penurunan risiko. Riwayat Perubahan menunjukkan siapa dan kapan data diubah.
Pengelolaan Risiko	Tabel hari & status pengisian	✓ = pengendalian dilakukan pada tanggal itu, ✗ / kosong = belum. Status per unit dan bulan menunjukkan unit yang sudah lengkap beserta bukti PDF.
Pemantauan & Pengendalian	Status pemantauan	Belum Dimulai, Dalam Proses, Selesai; Terlambat otomatis bila melewati batas waktu dan belum Selesai.
Pemantauan Insiden RK & NK	Grading, rekap unit, 3 Prioritas Utama	Grading mengikuti warna tingkat risiko. 3 Prioritas Utama = insiden yang paling perlu ditangani (level, nilai, lalu jumlah kejadian tertinggi).
SIM-Risiko (Alur Tiga Lini)	Dashboard Pemantauan, peta risiko, status validasi & temuan	Peta risiko berisi jumlah risiko per sel Probabilitas × Dampak. Kotak Perlu tindakan menunjukkan risiko menunggu validasi, eskalasi Sangat Tinggi (Merah), laporan unit untuk direviu dan risiko yang dikembalikan untuk revisi. Temuan SPI berstatus Terbuka → Menunggu verifikasi → Ditutup.
Dashboard Mutu RSWN (INM Unit, INM RS, IMPRS)	Kartu indikator, capaian bulanan, gap terhadap standar	✓ = mencapai standar, ✗ = belum mencapai, ▲ = melampaui; gap menunjukkan selisih capaian terhadap standar. Bulan dengan capaian tertinggi / terendah menjadi bahan evaluasi triwulan.
Dashboard IKP	Ringkasan jenis insiden, tren, grading, tipe insiden	Grading: Rendah (biru), Moderat (hijau), Tinggi (kuning), Ekstrem (merah). Lonjakan pada tren bulanan atau tipe insiden yang berulang menandai area yang perlu rekomendasi perbaikan.
VISKAS (Debit Air Limbah & Sanitasi Unit)	Tabel hasil, status Draft / Final, dashboard per periode	Status Draft = isian belum final dan belum dihitung pada dashboard. Pada sanitasi, persentase YA / MS menunjukkan tingkat kesesuaian; item TIDAK / TMS dan temuan perlu tindak lanjut oleh PIC. Pada debit air limbah, perhatikan perubahan debit, warna, kekeruhan dan kondisi ikan dari hari ke hari.
Dashboard SDM	Perencanaan kebutuhan tenaga	Dibaca pada website RSWN SDM (Akses 2): bandingkan kebutuhan tenaga dengan tenaga yang tersedia per unit; selisih menjadi dasar usulan perencanaan SDM.
Formulir Supervisi	Realisasi indikator & status	Efektif = indikator terpenuhi, Sebagian = perlu perbaikan, Tidak Efektif = perlu tindak lanjut segera. Status Draft → Terkirim → Selesai (tindak lanjut PJ sudah diisi).
Laporan Tumpahan B3	Tabel hasil & jumlah kejadian per bulan	Batang lebih tinggi = lebih banyak kejadian di bulan itu; periksa jenis bahan dan tempat yang berulang untuk pencegahan.
Monitoring Inventaris	Proporsi kondisi & Perlu Atensi	Proporsi kondisi menunjukkan sarana baik vs bermasalah. Perlu Atensi = kondisi bertuliskan tidak / buruk / kotor / skala merah dan perlu segera diperbaiki.
Laporan Triwulan Unit & UMR	Peta risiko, Top 5, RPR, insiden signifikan	Peta risiko berisi jumlah risiko per sel D × P. Insiden signifikan = tingkat Moderate / Sedang ke atas. Bagian hambatan dan rencana tindak lanjut menjadi bahan keputusan pimpinan.
Evaluasi Sistem	Kelengkapan, kecepatan tindak lanjut, pelatihan ulang	Batang hijau = baik (≥ 80% untuk kelengkapan / tepat waktu), kuning = cukup, merah = perlu perhatian. Unit berlabel Disarankan pelatihan ulang perlu pendampingan; status kendala Baru → Diproses → Selesai.

6. Penyimpanan & Keamanan bagi Pengguna

Bagaimana data Anda disimpan dan dilindungi.

Pengguna mengisi

Koneksi terenkripsi (HTTPS)

Sesi & hak akses valid?Tidak: ditolak

Data tersimpan di database

Berkas (PDF, foto, lampiran) di penyimpanan berkas

Arsip & salinan Google Drive

Penyimpanan data. Data isian tersimpan di database terkelola (Netlify Database); bukti PDF, foto dan lampiran pesan tersimpan di penyimpanan berkas (Netlify Blobs) dengan salinan cadangan ke Google Drive rumah sakit.
Password terenkripsi. Password disimpan dalam bentuk hash (tidak dapat dibaca siapa pun, termasuk admin).
Sesi aman. Cookie sesi hanya untuk website ini, keluar otomatis setelah 2 jam tidak aktif dan paling lama 12 jam.
Pembatasan percobaan. Percobaan masuk, daftar dan lupa password dibatasi untuk mencegah penebakan password.
Hak akses berjenjang. Akun unit kerja hanya melihat / mengubah data unitnya; admin Komite dan Admin Utama untuk pengawasan.
Tautan terbatas waktu. Tautan bagikan berlaku 30 hari, tautan reset password 24 jam dan hanya sekali pakai. Tautan notifikasi WhatsApp / email bersifat pribadi untuk akun penerima, berlaku 72 jam (persetujuan 7 hari), paling banyak dibuka 10 kali dan keputusan persetujuan hanya dapat dijalankan satu kali.
Riwayat & arsip. Perubahan risiko tercatat di Riwayat Perubahan, laporan tersimpan otomatis per versi di Arsip Laporan; pesan lebih dari 1 bulan dibersihkan hanya setelah disetujui admin.
Data latihan terpisah. Mode Uji Coba memakai database terpisah sehingga data resmi tidak tercampur.

7. Manfaat Website bagi Pengguna

🏥Unit Kerja

Input risiko, pemantauan dan insiden di satu tempat
Nilai dan tingkat risiko dihitung otomatis
Laporan Triwulan unit terisi otomatis
Tahu tenggat dan status terlambat lebih awal
Bertanya / melaporkan kendala tanpa menunggu

🛡️Admin Komite Mutu

Memantau kelengkapan & kecepatan tindak lanjut seluruh unit
Rekap Laporan Triwulan UMR otomatis
Mengetahui unit yang perlu pelatihan ulang
Melakukan supervisi dengan tanda tangan digital
Menjawab kendala, pesan dan menambah FAQ

📑Admin SPI

Pengawasan internal berbasis data live
Supervisi & tindak lanjut terdokumentasi
Riwayat perubahan sebagai jejak audit
Akses laporan Excel / Word / PDF kapan saja
Menambah FAQ dan menjawab pesan unit

🦺Admin Kepala K3 & Sanitasi

VISKAS: debit air limbah dan sanitasi unit terpantau harian / mingguan
Tetap dapat mengisi tanpa sinyal
Dokumen PDF berkop & Excel siap dibagikan
Inventaris K3 dan tumpahan B3 dalam satu menu

👥Admin SDM

Dashboard SDM perencanaan kebutuhan tenaga (Akses 2)
Kendala akun dan Dashboard SDM diteruskan otomatis
Mengetahui kebutuhan pelatihan ulang pengguna

🏨Rumah Sakit

Budaya manajemen risiko dan keselamatan pasien
Dokumen akreditasi tersusun rapi dan terarsip
Mengurangi kertas dan pengisian berulang
Data terpusat, aman dan dapat ditelusuri

👔Pimpinan Rumah Sakit

Dashboard risiko & insiden real-time
Risiko prioritas dan Top 3 / Top 5 terlihat jelas
Laporan triwulan sebagai dasar keputusan
Kinerja tindak lanjut tiap unit terukur

8. Mekanisme Penyebaran Website

Tahapan pengenalan website kepada seluruh unit kerja.

Admin Utama membuat akun unit kerja

Komite Mutu & SPI sosialisasi

Pelatihan memakai Mode Uji Coba

Bagikan tautan website & PanduanWhatsApp / email / rapat unit

Unit masuk & ganti password

Pendampingan pengisian bulan pertama

Ada kendala?Kumpulkan Kendala / Pesan

Evaluasi berkala & pelatihan ulang

Persiapan: Admin Utama membuat akun unit kerja / ruangan dan admin Komite; Master Data disiapkan.
Sosialisasi: Komite Mutu dan Komite SPI memperkenalkan website pada rapat / forum unit.
Pelatihan: pengguna berlatih di Mode Uji Coba tanpa memengaruhi data resmi.
Distribusi tautan: alamat website , halaman Panduan dan FAQ dibagikan lewat WhatsApp / email (tombol Bagikan).
Implementasi: unit masuk, mengganti password awal, lalu mulai mengisi Input Risiko dan formulir terkait.
Pendampingan & evaluasi: kendala dikumpulkan di tab Evaluasi, tinjauan otomatis menunjukkan unit yang perlu pelatihan ulang.

Kumpulkan Kendala

Sampaikan kendala penggunaan sistem tanpa perlu login. Isi nama dan unit kerja Anda agar admin dapat menindaklanjuti.

Daftar Kendala

Waktu	Pelapor / Unit	Kategori / Modul	Uraian / Saran Perbaikan	Status

Tinjau Kelengkapan Data

Persentase isian wajib Input Risiko (selain risiko yang diarsipkan) yang sudah terisi, per unit kerja.

Unit Kerja	Risiko	Lengkap	Kelengkapan	Isian paling sering kosong

Kecepatan Tindak Lanjut

Status pemantauan terhadap batas waktu, ketepatan waktu realisasi pengendalian dibanding rencana, dan tindak lanjut insiden.

Unit Kerja	Pemantauan	Selesai	Terlambat	Pengendalian terealisasi	Tepat waktu	Rata-rata keterlambatan

Kebutuhan Pelatihan Ulang

Unit disarankan mengikuti pelatihan ulang bila kelengkapan data < 70%, ≥ 30% pemantauan terlambat, pengendalian tepat waktu < 60%, atau ada permintaan pelatihan dari kendala.

Unit Kerja	Rekomendasi	Alasan